Desde que el Facility Management o la Administración de Instalaciones conquista –con conceptos probados- las operaciones, el mantenimiento, ingeniería y la gestión de servicios asociados en instalaciones e inmuebles con distintas funcionalidades, sean estas residenciales, comerciales, industriales, hoteleras, hospitalarias, institucionales o gubernamentales, siempre ha destacado el hecho sobre el cual cada edificación independientemente de sus dimensiones tiene “vida propia”; en algunos casos por la funcionalidad o características para la que fue diseñado y construido el inmueble y otros casos por la utilización que su dueño o administrador le procura y este es el caso de las instalaciones diplomáticas y consulares donde lo particular es constante en el quehacer de su uso y funciones.
Indudablemente que no podemos comparar, por ejemplo, la forma para la cual fue concebida una clínica y para lo que se concibe un piso de oficinas, sin embargo, y apartando diferencias obvias, los inmuebles deben verse como el núcleo sobre el cual hay elementos tales como la planta física, las redes hidráulicas, las redes eléctricas, los sistemas de comunicación, de voz y data, elevadores, la operación que rige el funcionamiento de las instalaciones, como la vigilancia, la jardinería, los servicios generales, el mantenimiento, y todo aquello que engloba el Facility Management.
Facility Management en Embajadas o Consulados.
Ahora bien, si de particularidades hablamos, tenemos las Instalaciones Diplomáticas; éstas instalaciones e incluso el personal diplomático no guardan diferencias con las señaladas anteriormente, sólo que dentro de ellas hacen vida personas que aunque físicamente están en determinado país, ya dentro de éstas instalaciones hablamos de un “territorio” distinto, en pocas palabras un país dentro de otro país.
Es aquí donde entra lo peculiar de los servicios que se prestan en instalaciones diplomáticas o sedes consulares, pudiéndose encontrar que, si bien no dejan de tener las mismas redes y planta física de cualquier lugar del mundo, su funcionalidad, operación, horarios, costumbres, pueden ser totalmente distintas.
Situaciones como lo estricto que resultan estas instalaciones en el ámbito de la seguridad personal y del protocolo para que operarios puedan realizar sus tareas de limpieza, o los técnicos especialistas sus actividades de mantenimiento preventivo, lleva a que el Facility Manager organice aspectos tan particulares como el tipo de catering que se sirve, horarios que la mayoría de las veces son de carácter nocturno y en algunos casos con posibilidad de ser suspendidos, pasando por una estricta selección del personal y que de seguro el servicio diplomático evaluará a cabalidad sin dejar de lado temas ligados a la privacidad de información que pueden establecerse en los acuerdos de servicios con cláusulas penales; todo ello con el fin de proteger el bienestar de las delegaciones extranjeras.
Contratos como estos suponen un rígido control de inventario de partes y repuestos, para servicios soft y hard por la importancia que resulta de las actividades que se desarrollan en consulados y/o embajadas donde es primordial la continuidad operativa sumado a una revisión estricta y apegada a normas que en algunos casos no son las locales es otro aspecto que hace interesante este tipo de servicios.
Facility Services en Embajadas y Consulados ¿Cuáles son los Servicios?
Como cualquier tipo de inmueble e instalaciones en una embajada o consulado se requieren servicios de facility services, por supuesto como hemos mencionado el procedimiento de servicios y condiciones en este tipo de edificaciones tiene particularidades, sin embargo, por lo regular son servicios que, aunque dependiendo que se traté de las oficinas de la Embajada de determinado país, la residencia del Embajador y la de los de la comitiva consular se centran en:
- Facility Management.
- Gestión de Facility Services.
- Servicios de Mantenimiento (preventivo o correctivo según corresponda).
- Mantenimiento del sistema eléctrico.
- Mantenimiento del sistema de aire acondicionado.
- Servicios de Limpieza.
- Servicio de Jardinería.
- Servicios de Pintura.
- Servicios de albañilería.
- Remodelaciones y/o educaciones.
- Servicio de Protocolo.
- Mantenimiento preventivo o correctico de vehículos.
- Servicios en Oficinas.
- Servicios de Mensajería Diplomática.
- Servicios de Transporte.
- Servicio de Catering.
- Servicios de Mudanzas.
Por medio de la creación de servicios y estrategias operativas de servicios en función de la vida propia del ente diplomático se integran servicios de mantenimiento, servicios auxiliares de plante física y servicios logísticos, a los fines de flexibilizar de forma sostenida el costo de los servicios de apoyo.
Se debe tener presente que un buen sistema computarizado de administración del mantenimiento e incluso un software de facility management en estas instalaciones, que defina la planificación y programación junto con los recursos humanos, técnicos y materiales puede ser el puente que cruza la división existente entre un servicio común o servicio óptimo que cumple con las tareas de una organización de operaciones adaptado a las funcionalidades de instalaciones diplomáticas.
El Facility Manager en una Embajada, Consulado o Servicio Diplomático.
En las instalaciones diplomáticas es probable que el personal que se dedica a la gestión de instalaciones, más específicamente el Facility Manager, puede ser parte de la representación diplomática. Es un profesional de la ingeniería el que se dedica a estos menesteres, aunque en muchos casos son licenciados en administración los que gestionan estas tareas, en todo caso la persona encargada puede hacer uso de personal local para suplir alguna necesidad producto de su inexperiencia en cualquier tema en particular, incluso se hacen acompañar en el proceso de empresas que se dedican al facility services.
Las tareas de un facility manager en embajadas o consulados tiene un poco de todo, la importancia de las embajadas y sus servicios asociados radica en que tiene presupuestos, horarios, manejo de personal, optimización de recursos; el ritmo es rápido, como típicas acciones de un administrador de inmuebles se tiene que planificar en corto, mediano y largo plazo, el ritmo es rápido en cuanto a que toda una delegación diplomática depende sus acciones. Por supuesto que si quieres una vida menos ordinaria, este no es el sitio; hay reuniones con representantes de diferentes países, hay temas de seguridad, hay temas de catering, hay residencias de cada persona o grupo de personas, en fin es todo un mundo particular, ahora bien si eres parte del personal diplomático y funjes de encargada de del facilities no es que terminas tu jornada de trabajo y regresas a casa; toda la familia está allí, todo está dentro, todo son parte de la delegación, es una comunidad. Sus hijos están involucrados, su cónyuge está involucrado y usted está involucrado.
Los beneficios, las oportunidades, las cosas que aprende, los lugares a los que va, las personas con las que trabaja, las cosas que ve una persona que se incorpora a la gestión de instalaciones de un país dentro de otro no tienen paralelo. Hay casos donde los futuros Gerentes de Instalaciones antes de entrar en funciones reciben capacitación profesional de de hasta un año, donde te dictan todo lo que necesitas saber a razón de los temas de mantenimiento, servicios, administración y todas las tareas que de seguro se enfrentará. Si necesita habilidades técnicas, le dan las habilidades técnicas. Si necesita saber sobre servicios generales, adquisiciones, contratos, se los darán. Las delegaciones diplomáticas que pretenden traer consigo a un Facility Manager le asignan una especie de mentor el cual es posible haya tenido experiencia en ese país donde prestará su servicio, realmente tiene todas las herramientas que necesita.
Es probable que el Facility Manager que se vincula con un servicio exterior diplomático provenga de algún servicio privado como gerente de instalaciones de alguna organización u empresa y sea atractivo para los países contar con profesionales que ya posean experiencia en estos temas de allí que los servicios diplomáticos participen activamente en ferias de organizaciones de facility management o de asociaciones de fm en búsqueda de este tipo de recurso. Hay que tener en cuenta que si parte del personal diplomático debe pasar desapercibido, más lo debe hacer el gerente de instalaciones; cuando todo funciona sin problemas, los usuarios en general se siente cómoda, no hay quejas, a menos que surjan los eventos inesperados como cuando se descompone un aire acondicionado, o hay una falla de energía, es allí cuando todos buscan al gerente de la instalación y a su equipo de soporte y cuando realmente la gente suele darse cuenta de la importancia de contar con un facility manager en el edificio o a cargo de los edificios. Y en cuanto al estereotipo no es hoy día un tema del que se hable, los gerentes de las instalaciones: generalmente son hombres, tienen una caja de herramientas y tienen jeans sucios, pero eso no es lo que son los gerentes de las instalaciones de los servicios diplomáticos.
Tal vez hay un concepto erróneo de que los gerentes de la instalación tienen un destornillador y una actitud salada, y ir alrededor y abordar problemas técnicos, y lo hacen. Sin embargo, los gerentes de instalaciones llevan trajes y vestimenta profesional y cuentan con personal empleado localmente que les ayuda a completar esas tareas técnicas. Por lo tanto, el gerente de la instalación en embajadas y/o consulados son básicamente conductores del negocio general y las operaciones de la sección de administración de la Instalación en lugar de la persona que realmente hace o ejecuta el trabajo.
Algunos facility managers recomiendan que sólo si eres aventurero, si eres de mente abierta, y te gusta experimentar diferentes culturas y sumergirte en ellas, entonces ese trabajo fuera de tu entorno es definitivamente para ti. La administración de las instalaciones está creciendo de maneras tan sorprendentes que realmente el que seas de una profesión u otra es sólo un aspecto importante aunque no determinante, suelen prevalecer actualmente temas más de personalidad, tomo de decisiones, capacidad de adaptación lo que prevalece a la hora de contratar a una persona para estos cargos ya que sin ser egocéntricos, sí, los Gerentes de Instalaciones son los único o es probablemente la única disciplina que afecta a cada persona en una embajada o grupo de instalaciones consulares. Los profesionales de las instalaciones se ocupan de muchos proyectos relacionados con la construcción, pero hay aspectos que superan al trabajo por lo que principalmente son contratados, su trabajo principal es asegurse de que las embajadas, los consulados, todos los edificios que apoyamos están funcionando y todos tienen agua, todos tienen calefacción, todos tienen electricidad; todas esas cosas son necesarias para apoyar la misión diplomática.
¿Cuáles son las responsabilidades de un facility manager en una embajada?
- Creación y atención de planes de mantenimiento preventivo y/o correctivo de instalaciones e inmuebles para la Embajada y sus representantes.
- Seleccionar a proveedores de servicios y suministro y encargarse de sus actividades dentro de las instalaciones diplomáticas.
- Vigilar el cumplimiento de las mejores practicas de higiene y seguridad laboral.
- Participar en los proyectos que involucren construcción o remodelación de instalaciones, incluso si estas son parte de aporte diplomático al país anfitrión.
- Revisar y aprobar las cotizaciones y compra de materiales necesarios para las labores de mantenimiento, servicios, seguridad, oficina, transporte, con la premisa de valor y calidad.
- Agendar con su equipo de trabajo las salas de juntas y visitas al personal dentro de las instalaciones.
- Manejo y control de inventarios (herramientas y materiales de Propiedades).
- Generar los servicios de logística y transporte del personal de la misión diplomática.
- Ser vigilante del servicio del servicio de mensajería diplomática.
- Conciliación de pagos por servicios públicos de las instalaciones diplomáticas y consulares.
- Prestar pronta atención a emergencias y riesgos de mantenimiento dentro de la Embajada, Residencia y otras propiedades diplomáticas.
- Apoyar con las mudanzas de muebles del personal diplomático y los servicios generales de sus inmuebles.
- Organizar eventos que correspondan a la misión diplomática y sus representantes.
- Participar activamente en la vida corporativa de la Embajada.
El Facility Manager o Gerente de Instalaciones es la persona que estará encargado de proporcionar atención de primer nivel a las solicitudes de servicios requeridas por el personal de la Misión Diplomática y en particular del Embajador y representantes consulares si es el caso. Hablamos del mantenimiento dentro de la embajada y propiedades de residentes de la representación diplomática, proyectos de construcción y/o remodelación que surjan por requerimiento o necesidad. Será responsable de realizar revisiones preventivas y correctivas semanales y mensuales a todas las propiedades y sus servicios asociados por lo que deberá apoyar y trabajar en equipo con contratistas de cada disciplina que requiera apoyo, como lo puede ser, limpieza, seguridad, catering, transporte, etc.
Empresas de Outsourcing para el mantenimiento en Embajadas y Consulados
Cuando es un contratista externo que presta servicios de outsourcing para el mantenimiento en embajadas y consulados o empresas que rigen las tareas de facility services dentro de la estas instalaciones se someten a la investigación y comprobación del personal, equipos, materiales y todo lo que a bien considere el país contratante del servicio de fm y así verificar las regulaciones del seguro del personal, temas de higiene y seguridad laboral y otras normas para el fiel cumplimento del servicio y que en forma general es lo que diferencia los servicios de Facility Management en un ente diplomático a otro sector de la estructura empresarial o corporativo.
Los planes de mantenimiento de planifican y programan en agenda muy especifica ya que todo pasa por una rigurosa verificación y así tratar que las labores de mantenimiento preventivo no coincidan con las múltiples actividades consulares. En algunos casos los materiales de insumo de limpieza, mantenimiento y consumibles son revisados en su totalidad o aleatoriamente a los fines ya mencionados relacionados a la seguridad.
Una embajada promueve su propia cultura en el país de acogida, Además, hay embajadas que tienen secciones consulares que ejercen actividades y funciones de un consulado, sumando a las residencias del embajador y cuerpo diplomático por lo que las tareas de mantenimiento son por lo regular como un servicio de mantenimiento multisedes y también se definen los alcances para los servicios de facility management y mantenimiento en embajadas y consulados en acuerdos de servicios que en la mayoría de las veces se rigen por la cultura del país contratante y las normas que estos establezcan a favor de su seguridad.
Las embajadas, son un ejemplo de edificios con instalaciones y necesidades distintas, regulaciones, procesos, protocolos, etc. Una embajada promueve su propia cultura, economía y ciencia en el país anfitrión. Muchas embajadas tienen una sección consular ejerciendo las funciones administrativas en oficinas, así como la residencia de un embajador y del grupo consular. Todas estas instalaciones y la tierra se consideran parte de un país extranjero dentro del país que lo acoge, es por ello que cada embajada representante de un país tendrá una vida propia, incluso hay edificios y consulados que funcionan en una misma edificación y sin embargo, su operatividad, formas de contratación e incluso sus necesidades de servicios son particulares y el mandato de los facility managers es el de administrar y mantener profesionalmente estos inmuebles.
