¿Qué es el FACILITY MANAGEMENT?
Gestión de servicios, operación y mantenimiento de edificios e instalaciones.
Facility Management ¿qué es?
El Facility Management es una disciplina que integra servicios. Una definición pura y simple sin embargo, y a pesar de no ser un tema semántico, para tratar la definición de Facility Management es importante y valido hacerlo a través de varios entes o personas que se dedican a la promoción de esta disciplina, de esta manera se tendrá una mayor certeza y amplitud en una definición general.
Además, el Facility Management incluye, entre otros, el conjunto de servicios operativos asociados a los activos anteriores, y a saber, los siguientes:
- Mantenimiento
- Reacondicionamiento
- Reubicaciones
- Limpieza
- Pintura
- Climatización
- Catering
- Vigilancia
- Recepción
- Mensajería interna
Así, el modelo de Facility Management propuesto va hacia cuatro áreas de atención:
- Redes o Instalaciones
- Espacio o Arquitectura
- Inmuebles
- Servicios Operativos
Y entre las funciones básicas del fm están:
- Planificar
- Ejecutar
- Gestionar u operar (Administrar)
Es importante observar que una característica esencial del Facility Management, es que esta disciplina se ocupa de actividades, servicios y temas que no tienen que ver con las actividades específicas o principales en las se desenvuelve el negocio concreto de una organización o empresa, es decir el Facility Management se encarga de todo lo que no sea el «core-business».
Definición de Facility Management. Varios conceptos
IFMA (International Facility Management Association):
1) Es la práctica de coordinar el personal y el trabajo de una organización en el puesto de trabajo físico.
2) Es la práctica empresarial de planificar, proporcionar y mantener entornos de trabajo productivos.
Sociedad Latinoamericana de Facility Management:
1) Es la gestión y explotación eficiente de los recursos inmobiliarios y de los servicios generales de soporte ligados a ellos o a sus usuarios.
2) Es la práctica de coordinar e integrar el lugar de trabajo con la gente y las actividades, operaciones y procesos de una organización, integrando los principios de la administración de empresas, arquitectura e ingeniería.
Facility Latam:
Es el soporte al negocio núcleo de la estructura empresarial en lo relativo a la administración de operaciones, mantenimiento e ingeniería, a fin de lograr el óptimo funcionamiento de los inmuebles, instalaciones y servicios asociados, bajo el modelo de servicio multidisciplinario integral y control de recursos.
ISFE (International Society of Facilities Executives:
Es la práctica de gestionar y coordinar el puesto de trabajo físico con el personal y el trabajo de la organización; contribuye a la conservación del medio ambiente; alimenta la cultura empresarial, e integra los principios de la administración de empresas, arquitectura, ingeniería y ciencias del comportamiento.
FM-HOUSE:
Es una disciplina multidisciplinar que abarca una amplia gama de actividades y procesos; gestionando una variedad de servicios de apoyo con el fin de orquestar todas las funciones de la organización.
PMM Business School:
Es una integración de procesos dentro de una organización para mantener y desarrollar los servicios que apoyen y mejoren la efectividad de las actividades principales. Así, debe cumplir los requisitos básicos de las personas en su puesto de trabajo, dar soporte a los negocios principales de las organizaciones y aumentar el retorno de capital mediante el uso económico de servicios e infraestructura dentro del marco de procesos planificados, gestionados y controlados.
Ahora bien, una vez revisado estos conceptos, intuimos que cuando hablamos de Facility Management estamos haciéndolo en base a una disciplina que busca métodos enfocados a la atención de aquellas tareas que coadyuvan al normal desenvolvimiento de las actividades de la organización, independientemente del sector en que esta se desarrolle. Todo con un carácter de administración de recursos tanto internos como externo y además tanto económico como humano a fin de lograr el enfoque de las distintas unidades de negocio en sus tareas exclusivas.
Normativa Internacional del Facility Management
Tanto la ISO International Organization for Standardization (Organización Internacional de Normalización) como para la UNE en su acrónimo -Una Norma Española-, a través de sus comités técnicos de normalización y como entes de estandarización para productos y servicios han sido promotores para normar los servicios de Facility Management y sus diferentes vínculos con áreas de gestión de servicios en instalaciones.
Normas UNE sobre la Gestión de Instalaciones
Normas ISO sobre la Gestión de Instalaciones
Facility Management. Objetivos
Los objetivos generales que se logran con el establecimiento del Facility Management son:
- Aumento y mejoría de la productividad
- Reducción de costos de operación
- Generación de ingresos y/o utilidades
- Mejora de la imagen corporativa
Facility Management. Planificación
Lograr un Plan (estratégico) de Facilities, y su relación con el Plan Estratégico general de la la organización o empresa, lo que determina si el Facility Management está implantado según:
- Implantación de los objetivos en relación a recursos inmobiliarios y sus servicios.
- Decisiones de estructura de la organización
- Planes de acción, ejecución y control de resultados
Un poco de Historia de la Industria del Facility Management
El origen o mejor dicho la justificación del surgimiento del Facility Management se produce en cuanto a que el entorno de trabajo se convirtió en un recurso estratégico y en una herramienta profesional de gran importancia.
Se entiende por recurso estratégico aquel cuyo funcionamiento influencia de forma decisiva el conjunto de resultados de la organización. De tal manera que si la herramienta es adecuadamente gestionada puede proporcionar una diferenciación respecto a la competencia en la calidad del producto o servicio suministrado, teniendo en cuenta que dichos recursos estratégico requieren planificación adecuada para una adaptación a la evolución/cambios de la empresa en su crecimiento interno.
Se habla que el año 1975 es el año en que se publicó documentación sobre la planificación de edificios destinados a educación, que puede ser considerado una referencia del Facility Management, en el año 1980 se considera el primero destacado en esta disciplina, puesto que en 1980 se creó en Estados Unidos el Facility Management Institute (FMI) como instituto de estudio, cuyo fin era definir al Facility Management que lo uniera más próximamente a la planificación. El éxito del FMI fue tal que tras el trascurrir del tiempo de funcionamiento se disolvió para formar la IFMA, International Facility Management Association, como asociación profesional de Facilities Managers.
En el año 1985 se creó en Gran Bretaña la Association of Facility Managers (AFM), así como grupos de estudio dependientes de otras asociaciones (como el Institute of Facility Management, IFM). A finales de 1993 estas dos entidades se unen y crean el British Institute of Facility Management (BIFM).
En 1989 el Massachusetts Institute of Technology crea la International Society of Facilities Executives (ISFE), como vía para proporcionar cambio de información y conocimiento para ejecutivos relacionados con el Facility Management.
A nivel europeo, en 1989 se crea el grupo EuroFM, de profesionales europeos interesados en el área de Facility Management, y lo llevan a una formalidad jurídica en 1994, con sede en Maarsen, Holanda, con la propósito de impulsar el desarrollo de esta actividad dentro de Europa.
En muchos países, europeos o americanos, quizás todavía no se reconoce el valor que puede aportar a las organizaciones, empresas o negocios la gestión de actividades no esenciales para el negocio “no core bussines”, como es el caso del Facility Management. En este orden de ideas, no esta tan extendida la adopción de proyectos de gestión que comprendan de forma coordinada la gestión y operación de inmuebles o facilities.
En países con historia en Facility Management, se han diseñado y desarrollado actividades que lo engloba, lo que ha ayudado a que las organizaciones consideren al Facility Management como un tema técnico. Dicho factor hace que no se considere a un nivel superior y estratégico y como resultado se omite la necesidad de gestionar estas actividades de forma integral y estratégica.
De lo dicho hasta ahora se desprende que un paso previo para la efectiva implantación del Facility Management consiste en comprender el negocio en el que se opera, y a partir de esta información (input) prestar y ofrecer los servicios necesarios, de tal manera que soporten de forma óptima el proceso de negocio que lo requiere.
- De allí que autores afirmen que el Facility Management consiste en:
- Entender el negocio
- Planificar y proporcionar servicios para dicho negocio
- Determinar niveles los niveles de acción
- Planificar, presupuestar y controlar los costes fijos y variables de operación
- Gestionar el rendimiento de edificio/inmuebles y recursos, presupuesto, personal y tiempo
- Gestionar los cambios que se generan inevitablemente
- Profesionalismo
Finalmente, y vista la clara tendencia hacia el outsourcing que viene observándose en Estados Unidos e Inglaterra –donde nace el FM- se propone crear y ofrecer a una empresa especializada o crear una empresa de Facility Management a partir del departamento interno de Servicios Generales se ha generalizado, y más cuando se requiere adaptación y enfoque debido a entornos muy competitivos y cambiantes.