Subestimar el tiempo necesario para preparar una respuesta convincente es un error común. Al planear el horario de la puja, se recomienda que se añada el 50% del tiempo de producción calculado como contingencia.
Invertir en una buena planificación de ofertas conduce al éxito. Aquí están nuestros mejores consejos sobre la planificación para ganar:
Puja/o No se Puja
Perseguir las ofertas equivocadas desperdicia valioso tiempo y recursos, y cambiar su puja/no decisión de puja en una fecha posterior no es mejor. Por lo tanto, el pesaje del riesgo frente a la recompensa es una parte crucial del proceso de puja y uno que debe ejecutarse con certeza. Muchos factores deben influir en tu decisión de pujar, por ejemplo:
- ¿Estás posicionada para ganar?
- ¿Es el proceso de adquisiciones un ejercicio de benchmarking?
- ¿Tiene una relación con los encargados de la toma de decisiones?
- ¿Quiénes son los titulares-están en una posición favorable?
- ¿Qué riesgos están involucrados?
- ¿Por qué perderías?
Una vez contestadas estas preguntas, se puede hacer la decisión correcta.
Reunión de Kick-Off
Un equipo de puja sin dirección se desviará de la carretera ganadora, por lo que cuando se trata de planificar, una reunión de Kick-off que incluye a todas las partes interesadas es clave. Los temas tratados en la reunión de inicio deben incluir:
- Fecha de envío de licitación.
- Los hitos de puja, como las fechas de revisión clave.
- Roles y responsabilidades del equipo de puja (para pujas más grandes).
- La visión del cliente.
- Los problemas/desafíos del cliente.
- ¿Quiénes son sus competidores?
- Solución propuesta.
Desarrolle mensajes de Ventas Clave
Muchas organizaciones caen en la trampa de simplemente responder a las preguntas en la documentación de licitación, pero una respuesta ganadora es aquella que articula claramente los beneficios para el cliente si fueran a elegiarle.
Los desafíos y problemas clave se pueden identificar a partir de la documentación de licitación y/o los conocimientos que ya tenga del cliente.
Anote cada uno de estos problemas y desafíos. Considera cómo tu proposición aborda cada uno de ellos y detalla sus beneficios al lado. Este proceso ayudará a desarrollar mensajes de ventas fuertes a lo largo de su respuesta.
Storyboard su respuesta
Storyboarding es el método utilizado por los escritores de pujas para:
- Trazar la estructura de una respuesta de licitación.
- Garantice mensajes de ventas claros y beneficios.
- Garantice la legibilidad.
- Mejore el enfoque del cliente.
La redacción de respuestas de licitación de alta calidad se hace más fácil si se ha predefinido el enfoque de cada sección. Los documentos de licitación a menudo establecen una estructura de respuesta requerida junto con límites de conteo de palabras y pautas de presentación.
Para crear el Storyboard:
- Utilice las directrices proporcionadas en la documentación de licitación del cliente para estructurar su guión gráfico enumerando cada sección propuesta de su documento de respuesta.
- Establecer las rúbricas y subpartidas previstas.
- Utilice viñetas para trazar un resumen de la respuesta propuesta a cada sección.
- Detalla los gráficos que planeas usar para respaldar tus mensajes
- Entrelazar los mensajes de ventas en las secciones relevantes de su respuesta.
Draft
Use la salida del guión gráfico para redactar la respuesta. La redacción debe hacerse rápidamente mientras el guión gráfico está fresco en su mente. Estos son algunos puntos clave a tener en cuenta al escribir su respuesta:
- Refleje siempre el idioma que el cliente ha utilizado en la documentación de licitación.
- Escribe oraciones cortas.
- Estar centrado en el cliente en su respuesta, es decir, nombrar al cliente primero en párrafos y demostrar su comprensión de su visión.
- No ofrezca declaraciones vacías-evidencia de todas las reclamaciones
- Evita los clichés.
- Garantizar que los mensajes de ventas y los beneficios se articulan claramente a lo largo de la respuesta en las secciones pertinentes.
Revisión
Planear una revisión independiente de su respuesta por alguien que está separado de la oferta proporcionará los comentarios necesarios para mejorar la calidad de respuesta. Estas son las áreas clave a las que se debe pedir a los revisores que miren:
- ¿La respuesta es compatible?
- ¿La solución cumple con las necesidades del cliente?
- ¿Se ha completado la respuesta?
- ¿Se destacan los mensajes de ventas y los beneficios y están claramente articulados?
- ¿Se han proporcionado pruebas adecuadas de la capacidad?
