¿Qué es y qué hace un Facility Manager? Funciones

Desde el punto de vista técnico y como un proveedores de servicios que somos en Facility Latam, habiendo trabajado por años con administradores de instalaciones pudiéramos decir que lo que realmente hace un Facility Manager o Gerente de Instalaciones es encargarse de supervisar que las instalaciones o inmuebles que están bajo su responsabilidad en cualquier organización, las cuales suelen poseer múltiples ubicaciones, funcionen de la manera más óptima posible en pro de la funcionalidad que tiene las áreas que administran, pueden ser desde restaurantes hasta centros de salud, o desde una institución educativa hasta un centro comercial, esto independientemente del tamaño de estos espacios.

El Facility Manager se encarga de todos y de todo lo que pudiera surgir en términos de mantenimiento, limpieza, proveedores, y más específicamente, cualquier cosa que pueda afectar a un cliente sea este interno o externo.

Hay Gerentes de Instalaciones que administran operaciones en tres sitios distintos como hay aquellos que supervisan hasta un centenar de ubicaciones, sólo depende de la empresa u organización pero generalmente hablando de un Facility Manager este es aquel al que debemos acudir o alguien con quien hablar cuando se realizan remodelaciones, cuando se organizan reparaciones, cuando se debe vincular en plan operativo con el presupuesto de operaciones de la empres o simplemente cuando del plan de mantenimiento que se implementa en las instalaciones de la empresa y de los equipos y servicios que lo conforman, por lo que es un rol donde actualmente se extiende más allá de un simple proveedor de servicios internos de una organización, es incluso el que organiza a estos operadores o empresas de outsourcing y los contacta para la realización de actividades referidas a cada disciplina relacionada con los usuarios o relacionada a la infraestructura. En este sentido tenemos a un Facility Manager encargado de la realización de actividades de limpieza, catering, pintura, jardinería, transporte, hospedaje, mantenimiento y sobre todo conjugando estas actividades con la operatividad de la empresa o del edificio que gestiona, sumado a la gran responsabilidad de administrar recursos financieros de la empresa y además personal que debe estar a su cargo y en tareas que afectan directamente la continuidad operativa del negocio.

Solemos creer que con la era postdigital todo resulta más fácil pero las herramientas que se ubican para que las actividades de los Facility Managers no deja de hacer que sus tareas sean de las más estresantes en lo profesional como en lo personal, y a pesar que no es la intención de este post adentrarnos en aspectos más íntimos de cada administrador de instalaciones nuestra experiencia nos advierte de un profesional que está altamente exigido y en algunos casos suele ser ingrato en cuanto a que sus actividades suelen estar en constante evaluación por toda la empresa, en un trabajador que recibe cientos de correos electrónicos, gestiones cientos de ordenes de servicios, es una persona cuya agenda no sólo es ajustada sino saturada de reuniones multidisciplinarias y no menos donde se maneja información superflua, son correos y reuniones donde hay tomas de decisión de envergadura para la empresa y para los proveedores que le sirven a diario.

Las habilidades de comunicación de los Facility Managers suelen ser extraordinarias, sus cualidades de racionamiento suelen ser mejor aún al punto que algunos son calificados como profesionales multitareas. Y debe ser así, puesto que en sus hombros y los de su equipo de trabajo sopesan como ya lo hemos dicho grandes responsabilidades; se espera de ellos múltiples y buenos resultados operativos, una relación proactiva con clientes internos y externos, también que mantenga los costos en orden del presupuesto adjudicado siendo estos los intermediarios en la mayoría de las veces entre las operaciones y la gerencia de la empresa incluso en algunos casos son parte del comité operativo para lograr que los objetivos que se plante la alta gerencia se interprete sin intermediarios.

A las personas les gusta visitar los edificios, estadios, restaurantes y asegurarse que el edificio opera eficientemente durante todo el día, y una persona, el Facility Manager que es capaz de que este equilibrio suceda, para ellos no hay dos días iguales, hoy puede estar inspeccionando las alarmas de incendio del edificio y allí también se debe atender el pequeño problema de una fuga de agua, pero parte del atractivo de su trabajo es la variedad de desafíos que tiene que enfrentar, incluidos los más inusuales o imperceptibles para quienes hacen vida en estas instalaciones. Los Gerentes de Instalaciones en la mayoría de los casos entran en la administración de las instalaciones después de trabajar como ingenieros  y durante muchos años de la práctica profesional , el acuerdo de habilidades del sector sugiere hacer que la profesión sea más atractiva para quienes por cualificación desean un cambio de carrera y al mismo tiempo seguir en una donde el concepto de monotonía no existe en su abecedario.

En realidad, el principal lema del Facility Manager es hacer que suceda cuando todos los demás realizan sus actividades e incluso algunos descansan, se solventan los problemas de tal forma que nadie más tenga dolores de cabeza o preocupaciones, esto se logra con planificación e interactuando con cada departamento que hay en el edificio o más allá en la empresa u organización para que el acuerdo de servicios entre las partes sea lo más frutífera posible, teniendo en cuanta que la idea de este personaje de la historia de las empresas es el de lograr ocuparse de actividades que no son el core del negocio dejando que las tareas propias del objetivo de la organización o empresa sean de la atención del resto de profesionales, esto no con desmerito es propio del enfoque lo que es otra señal de como el sector está creciendo en importancia.

Los beneficios de la subcontratación se perciben en que otra persona o empresa se encarga de actividades que no permiten que otras se desconecten del trabajo que ocupan en relación a la continuidad operativa del negocio y al respecto el Facility Management es una industria relativamente joven, dinámica y de rápido crecimiento, pero como otras profesiones, hay una fuerza laboral que envejece. El 37% de los que trabajan en el sector tienen 50 años o más en comparación con otras industrias, aunque la razón por la cual la Gerencia de Instalaciones también se considera un juego de personas mayores y es debido a la experiencia ue se necesita para estar al frente de tal cantidad de responsabilidad.