Relación entre las normas ISO 55001 de Gestión de Activos y las normas ISO 19650 de Gestión de la Información BIM. Información vital para los gestores de inmuebles/facility managers para que empiecen a prescribir proyectos en BIM desde una visión de gestión de activos.
La serie de normas ISO 55000** nos indican que los objetivos estratégicos de la organización deben marcar el “contexto general y la dirección de las actividades organizacionales, incluyendo las actividades de gestión de activos”.
En una implantación de un sistema de gestión de activos, una organización debe definir los principios por los cuales se regirá dicho sistema para poder alcanzar sus objetivos empresariales. Esos principios se definen en el documento de “Política de Gestión de Activos”.
La forma o el enfoque para poderlo implementar se debe definir en el Plan Estratégico de Gestión de Activos (PEGA). Este documento nos debería definir cómo los objetivos del sistema de gestión de activos están alineados a los objetivos estratégicos de la organización. También nos tiene que ayudar a definir los planes de gestión de activos y el papel que debe jugar el Sistema de Gestión de Activos (SGA) en el logro de los objetivos indicados.
El PEGA deberá estudiar y documentar cuál es el contexto de la organización y para ello deberá definir los objetivos de la gestión de activos, identificar bien todas las partes interesadas y estudiar el contexto del negocio a través de un análisis PESTLE o similar donde se estudien todos los factores que pueden influir en el SGA.
El PEGA también debe de realizar un profundo análisis de riesgos. La realización de este análisis nos permite definir las acciones que nos permita reducir o minimizar los riesgos.
Cuando una organización tiene el reto de diseñar y construir un nuevo activo como parte de su plan estratégico, el PEGA debe de definir sus planes de gestión de activos. Es decir, cómo llevar a éxito éste nuevo proyecto y, por tanto, deberían definir las actividades a emprender y fijar unos “objetivos específicos y medibles” como nos remarca la propia norma. Tenemos que ver en ello una gran “oportunidad para alinear los planes operativos con el plan organizacional”.
Con la apareciendo de la serie de normas ISO 19650, desde la Asociación BuildingSMART España elaboramos en septiembre del 2019 un documento denominado “Introducción a la serie EN-ISO 19650. Partes 1 y 2”***.
En él se indica que “La metodología BIM establece que la colaboración entre los participantes involucrados en proyectos de construcción y en la gestión de activos es esencial para llevar a cabo el desarrollo y operación de los mismos de forma eficiencia”.
“La serie EN-ISO 19650 es un conjunto de normas internacionales que definen el marco, los principios, y los requisitos, para la adquisición, uso y gestión de la información en proyectos y activos a lo largo de todo el ciclo de vida de los mismo”. La información es clave para el éxito del proyecto.
Esta serie de normas remarca la importancia de que el cliente realice una profunda evaluación de las necesidades para un nuevo activo y, que fruto de ese análisis, defina una serie de requisitos de información.
Esquema de participantes en el proyecto y documentos.
En esta norma se define a estos requisitos como “un conjunto de especificaciones sobre la información que debe producirse, cuándo, su método de producción y su destinatario”.
El cliente debe recopilar Requisitos de Información a nivel de la organización (OIR), a nivel del proyecto (PIR) y para el Activo (AIR).
En las organizaciones que ya tengan realizado un PEGA, la recopilación de estos requisitos de información será mucho más sencilla: ya se dispone de los objetivos, se conocen las partes interesadas, se han definido las necesidades y expectativas de cada una de ellas, se han definido los planes y los procesos a los tres niveles (estratégico, de la cadena de valor y de soporte/gestión).
En las empresas que no tenga realizado el PEGA, las normas indican que para tener éxito recomiendan un enfoque basado en la gestión de proyectos donde definir bien los objetivos, necesidades y expectativas del cliente será fundamental.
La norma no indica qué departamento interno debe realizar esta recopilación de requisitos. En mi opinión el área de Facility Management, como el project manager interno, debe ser el responsable de este trabajo.
Pero los requisitos definidos en el OIR no deben ser sólo del área de Facility Management, debe ser fruto de un trabajo colaborativo de toda la organización.
De esos requisitos genéricos, el área de FM debería, según mi opinión, desarrollar los documentos PIR y AIR. Sería de interés que esos documentos fueran aprobados por la Alta Dirección.
Finalmente, en el proceso de contratación del proyecto de diseño y construcción, el área de FM debería ser quien aporte el “programa Funcional” y el documento de Requisitos de Intercambio de Información (EIR), el esquema de cómo requiere recibir el “Plan de Ejecución BIM” (BEP ó PEB) y aportar un protocolo de modelado BIM (o libro de estilo o norma de modelado BIM).
En ese EIR el cliente, a través del área de FM, se debe definir qué sistema de clasificación utilizar que contemple temas como la clasificación de edificios por función, la de espacios por función, la de elementos, la de materiales y la de productos.
Otro punto importante a definir por el área de FM debe ser el “Nivel de Información Necesario” que hace referencia tanto al nivel de información gráfica de los elementos contenido dentro de los modelos BIM como a la información no gráfica asociada a esos elementos.
Para la parte de información no gráfica, el área de FM debería conocer el estándar OPENBIM COBie (Construction Operations Building information exchange) de la BuildingSMART Internacional**** (COBie es entendido como un subconjunto del estándar IFC).
En España un grupo de socios de esta asociación estamos trabajando para la difusión del mismo y ayudar a los facility managers a conocerlo para que puedan incorporarlo en sus requisitos del documento AIR y, por lógica, en el EIR.
El PEB o Plan de Ejecución BIM lo deben completar lo que en la norma se indica como “partes contratadas”, refiriéndose a todos los agentes del proceso de diseño y constructivo (arquitectos, ingenierías, empresas constructoras…).
Este documento debe de recoger quién, cuándo y cómo se va a desarrollar la información que responde a los requisitos definidos en el EIR.
Las áreas de FM también deben de conocer los distintos estados definidos en estas normas ISO 19650 dentro del “Entorno Común de Datos” (CDE). Nos referimos a:
- Estado en curso (WIP): Referida a la información que desarrolla el equipo de trabajo.
- Estado compartido (S): Referida la información compartida por todas los agentes.
- Estado publicado (P): Referida a la información ya autorizada por el cliente.
- Estado archivado (ARC): Referida a la que queda registrada y entrega al cliente y que el área interno de FM debe custodiar y gestionar.
El cliente debe de garantizar disponer de los medios necesarios y para ir validando el cumplimiento de todos los Requisitos indicados en el EIR, especialmente en los estados publicado y archivado.
Es importante que las áreas de FM conozcan estas normas ISO y los beneficios que le pueden facilitar.
Estas normas, la UNE-ISO 55001 y la serie ISO 19650 son certificables y deben ser conocidas por los departamentos de FM de las Organizaciones.
El Autor: Javier Garcia
Asset Manager Profesional -Nivel Estratégico-. Director de CREASI. Vicepresidente de la Asociación BuildingSMART España.
